Kongress- und Kulturzentrum Fulda GmbH & Co. KG Allgemeine Veranstaltungsbedingungen (AVB)

1 Geltungsbereich

1.1 Die vorliegenden Allgemeinen Veranstaltungsbedingungen (AVB) der Kongress- und Kulturzentrum Fulda GmbH & Co. KG (nachfolgend „Betreiberin“ genannt) gelten für die Überlassung von Veranstaltungsflächen, Räumen und Hallen in und auf dem Gelände des Kongress- und Kulturzentrums „ESPERANTO“ in Fulda (nachfolgend „Versammlungsstätte“ genannt). Sie gelten zudem für die Erbringung veranstaltungsbegleitender Dienst- und Werkleistungen sowie für die Bereitstellung mobiler Einrichtungen und Technik. 

1.2 Diese AVB gelten gegenüber natürlichen Personen (nachfolgend Privatpersonen genannt), gegenüber gewerblich handelnden Personen, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts sowie gegenüber öffentlich-rechtlichen Sondervermögen (nachfolgend Unternehmen genannt). Gegenüber Unternehmen gelten diese AVB auch für alle künftigen - einschließlich mehrjährig wiederholender - Vertragsverhältnisse. 

1.3 Zusätzliche oder widersprechende Vertragsbedingungen des Kunden (nachfolgend „Veranstalter“ genannt) gelten nicht, wenn die Betreiberin sie nicht ausdrücklich schriftlich anerkannt hat. Werden von den vorliegenden AVB abweichende Vereinbarungen im Vertrag getroffen, haben solche Vereinbarungen stets Vorrang gegenüber der entsprechenden Regelung innerhalb dieser AVB. 

2 Vertragspartner, Veranstalter, Entscheidungsbefugter Vertreter

2.1 Vertragspartner sind die Betreiberin und der im Vertrag bezeichnete Veranstalter. Führt der Veranstalter die Veranstaltung für einen Dritten durch (z. B. als Agentur), hat er dies gegenüber der Betreiberin offenzulegen und den Dritten schriftlich, spätestens bei Vertragsabschluss, gegenüber der Betreiberin zu benennen. Der Veranstalter bleibt als Vertragspartner der Betreiberin für alle Pflichten verantwortlich, die dem „Veranstalter“ nach dem Wortlaut dieser AVB obliegen. Ein Wechsel des Veranstalters oder eine unentgeltliche oder entgeltliche Überlassung der Versammlungsstätte ganz oder teilweise an einen Dritten bedarf der ausdrücklichen schriftlichen Zustimmung der Betreiberin.

2.2 Der Veranstalter hat der Betreiberin vor der Veranstaltung einen mit der Leitung der Veranstaltung entscheidungsbefugten Vertreter namentlich schriftlich zu benennen, der auf Anforderung der Betreiberin die Funktion und Aufgaben des Veranstaltungsleiters nach Maßgabe der Hessischen Richtlinie über den Bau und Betrieb von Versammlungsstätten (H-VStättVR) wahrnimmt.

2.3 Die Pflichten, die dem Veranstalter nach diesen AVB obliegen, können im Fall der Nichterfüllung zur Einschränkung oder Absage der Veranstaltung führen.

3. Reservierungen, Vertragsabschluss, Vertragsergänzungen

3.1 Mündliche, elektronische oder schriftliche Reservierungen für einen bestimmten Veranstaltungstermin halten nur die Option für den späteren Vertragsabschluss offen. Sie werden nur zeitlich befristet vergeben und sind im Hinblick auf den späteren Vertragsabschluss unverbindlich. Sie enden spätestens mit Ablauf der in der Reservierung oder der im Vertrag genannten (Rücksende-) Frist. Ein Anspruch auf Verlängerung einer ablaufenden Option besteht nicht. Reservierungen und Veranstaltungs-Optionen sind nicht auf Dritte übertragbar. Die mehrmalige Durchführung einer Veranstaltung oder die mehrmalige Bereitstellung von Räumen und Flächen zu bestimmten Terminen begründen keine Rechte für die Zukunft, soweit im Vertrag hierzu keine individuelle Regelung getroffen ist.

3.2 Der Abschluss von Veranstaltungsverträgen bedarf zu seiner Wirksamkeit der Textform. Übersendet die Betreiberin noch nicht signierte Ausfertigungen eines Vertragsvorschlags an den Veranstalter, kommt der Vertrag erst zustande, wenn der Veranstalter die zugesandten Vertragsexemplare signiert, sie innerhalb des im Vertrag angegebenen Rücksendezeitraums an die Betreiberin sendet und eine gegensignierte Ausfertigung des Vertrags zurückerhält. Die Textform gilt auch als erfüllt, wenn Vertragsexemplare mittels elektronischer Signatur signiert werden.

3.3 Um nachträgliche Ergänzungen oder Änderungen zum Vertrag zu vereinbaren, ist die jeweilige Erklärung in Textform an den Vertragspartner zu übermitteln und von der anderen Seite zu bestätigen. Mündlich getroffene Vereinbarungen sind auf gleiche Weise unverzüglich in Textform zu bestätigen. Die kurzfristige Anforderung und der Aufbau von medien- und veranstaltungstechnischen Einrichtungen können auch durch Übergabeprotokoll bestätigt werden.

4. Vertragsgegenstand

4.1 Gegenstand des Vertrags ist die Überlassung von Flächen und Räumen innerhalb der Versammlungsstätte, zu dem vom Veranstalter genannten Nutzungszweck, sowie die Erbringung veranstaltungsbegleitender Leistungen. Die Überlassung der Versammlungsstätte, von Veranstaltungsflächen und -räumen erfolgt auf Grundlage behördlich genehmigter Rettungswege- und Bestuhlungspläne mit festgelegter Besucherkapazität. Die exakte Bezeichnung des Nutzungsobjektes, der maximalen Besucherkapazitäten und des Nutzungszwecks erfolgt schriftlich im Vertrag oder als Anlage zum Vertrag. Werden keine Angaben zu Besucherkapazitäten getroffen, kann der Veranstalter unter Darlegung seiner Veranstaltungsplanung jederzeit die bestehenden, genehmigten Rettungswege- und Bestuhlungspläne einsehen. Verordnungsrechtliche und hoheitliche Anordnungen zur Reduzierung von Besucherkapazitäten sind zu beachten. Der Veranstalter hat sicherzustellen, dass für seine Veranstaltung keinesfalls mehr als die zulässige Besucherzahl in die Versammlungsstätte eingelassen werden.

4.2 Für die Nutzung allgemeiner Verkehrsflächen, Wege, Toiletten, Garderoben und Eingangsbereiche erhält der Veranstalter ein eingeschränktes Nutzungsrecht für die Dauer seiner Veranstaltung. Der Veranstalter hat insbesondere die Mitbenutzung dieser Flächen durch Dritte zu dulden. Finden in der Versammlungsstätte zeitgleich mehrere Veranstaltungen statt, hat jeder Veranstalter sich so zu verhalten, dass es möglichst zu keiner gegenseitigen Störung der jeweils anderen Veranstaltung kommt. Der Veranstalter hat keinen vertraglichen Anspruch darauf, dass die Veranstaltung eines anderen Veranstalters eingeschränkt wird. 

4.3 Die in der Versammlungsstätte enthaltenen funktionalen Räumlichkeiten und Flächen, wie Werkstattbereiche, Technikräume und Büroräume sind nicht Gegenstand des Vertrags und werden dem Veranstalter nicht überlassen, soweit im Vertrag oder in einer Anlage zum Vertrag keine abweichende Regelung getroffen ist. Dies gilt auch für alle Wand- und Gebäudeflächen sowie für Fenster, Decken und Wandflächen außerhalb der Versammlungsstätte, insbesondere im Bereich allgemeiner Verkehrsflächen und der Eingangsbereiche. 

4.4 Eine Änderung des im Vertrag bezeichneten Veranstaltungstitels, des Zeitraums der Veranstaltung, der Veranstaltungsart, vereinbarter Veranstaltungsinhalte, des Nutzungszwecks oder ein Wechsel des Vertragspartners bedürfen der vorherigen Zustimmung der Betreiberin in Textform. Die Zustimmung kann ohne Angaben von Gründen verweigert werden. Eine Zustimmung ist nur möglich, wenn die Interessen der Betreiberin, insbesondere im Hinblick auf bereits bestehende oder geplante Veranstaltungen, nicht beeinträchtigt werden.

5 Übergabe, pflegliche Behandlung, Rückgabe

5.1 Vor der Veranstaltung, in der Regel mit Beginn des Aufbaus, kann jede Vertragspartei die gemeinsame Begehung und Besichtigung der überlassenen Veranstaltungsbereiche sowie der Notausgänge und Rettungswege verlangen. Stellt der Veranstalter Mängel oder Beschädigungen am Vertragsgegenstand fest, sind diese der Betreiberin unverzüglich schriftlich zur Kenntnis zu geben. Beide Seiten können die Anfertigung eines Übergabeprotokolls verlangen, in welchem der Zustand und eventuelle Mängel oder Beschädigungen festzuhalten sind. Wird auf die Erstellung eines Übergabeprotokolls verzichtet, ist davon auszugehen, dass über die üblichen Gebrauchsspuren hinausgehend zum Zeitpunkt der Begehung keine erkennbaren Mängel vorhanden sind. Stellt der Veranstalter zu einem späteren Zeitpunkt Schäden fest oder verursachen er oder seine Besucher einen Schaden, ist der Veranstalter zur unverzüglichen Anzeige gegenüber der Betreiberin verpflichtet. Dem Veranstalter wird empfohlen, erkennbare Vorschäden zu fotografieren und diese der Betreiberin möglichst vor der Veranstaltung elektronisch anzuzeigen und zu übermitteln.

5.2 Der Veranstalter trägt dafür Sorge, dass die an ihn überlassenen Bereiche der Versammlungsstätte inklusive der darin und darauf befindlichen Einrichtungen pfleglich behandelt und in einem sauberen Zustand gehalten werden. Alle Arten von Schäden sind unverzüglich der Betreiberin anzuzeigen. Besteht die unmittelbare Gefahr einer Schadensausweitung, hat der Veranstalter die zur Minderung der Schadensfolgen erforderlichen Sofortmaßnahmen unverzüglich einzuleiten. 

5.3 Alle für die Veranstaltung eingebrachten Gegenstände, Aufbauten und Dekorationen sind bis zum vereinbarten Abbauende restlos zu entfernen und der ursprüngliche Zustand ist wiederherzustellen. In der Versammlungsstätte verbliebene Gegenstände können zu Lasten des Veranstalters kostenpflichtig entfernt werden. Wird der Vertragsgegenstand nicht rechtzeitig in geräumtem Zustand zurückgegeben, hat der Veranstalter in jedem Fall eine dem Nutzungsentgelt entsprechende Nutzungsentschädigung zu leisten. Bei besonderer Verschmutzung der Versammlungsstätte, die über das veranstaltungsbedingt übliche Maß hinausgeht, ist die Betreiberin dem Veranstalter gegenüber berechtigt, einen Reinigungszuschlag zu erheben. Die Geltendmachung weitergehender Ansprüche im Fall von Beschädigungen oder verspäteter Rückgabe des Vertragsgegenstands bleibt vorbehalten. Eine stillschweigende Verlängerung des Vertragsverhältnisses bei verspäteter Rückgabe ist ausgeschlossen. Die Vorschrift des § 545 BGB findet keine Anwendung.

6 Nutzungsentgelte, Zahlungen

6.1 Das vereinbarte Entgelt, einschließlich der zu leistenden Vorauszahlungen, ergibt sich aus dem Vertrag und/oder einer dem Vertrag als Anlage beigefügten „Kosten- und Leistungsübersicht“. Soweit nicht ausdrücklich etwas Abweichendes vereinbart ist, verstehen sich alle vereinbarten Entgelte zuzüglich der zum Zeitpunkt der Leistungserbringung geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

6.2 Der Umfang und die vom Veranstalter zu tragenden Kosten für personelle Sicherheitsleistungen (Ordnungsdienst, Sanitätsdienst, Brandsicherheitswache) hängen von der Art der Veranstaltung, der Anzahl der Besucher und den veranstaltungsspezifischen Anforderungen und Risiken im Einzelfall ab. Die Festlegung des Umfangs gegebenenfalls notwendiger Sicherheitsmaßnahmen erfolgt im Zuge der Bewertung der Veranstaltung durch die Betreiberin in Abstimmung mit den für die Sicherheit und den Brandschutz zuständigen Stellen.

6.3 Liegen zwischen Vertragsabschluss und Veranstaltungsdurchführung mehr als vier Monate, können die vereinbarten Entgelte an aktuelle Marktpreisentwicklungen um bis zu 10% angepasst werden. Dies gilt für Erhöhungen und Senkungen gleichermaßen. Eine Preisanpassung kann ein Mal pro Jahr ab Vertragsschluss gerechnet erfolgen. Eine Preisanpassung in diesem Rahmen ist nur zulässig, wenn sie nicht auf Umstände zurückzuführen ist, welche der jeweilige Vertragspartner einseitig zu vertreten hat. Führt eine Preisanpassung zu einer unzumutbaren Erhöhung oder Senkung der insgesamt zu zahlenden Entgelte, werden die Vertragsparteien in Nachverhandlungen über die Preisanpassung treten.

6.4 Die Betreiberin ist ab 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn berechtigt, den zusätzlichen Aufwand für die kurzfristige Bereitstellung noch nicht beauftragter Leistungen oder für die kurzfristige Änderung bereits beauftragter Leistungen – soweit diese noch umsetzbar sind – mit einem Preisaufschlag von bis zu 20% zu versehen.

6.5 Soweit im Vertrag nicht abweichend vereinbart, sind alle Zahlungen durch den Veranstalter innerhalb von vierzehn Tagen ab Rechnungsdatum auf das Konto der Betreiberin zu leisten. Bei Zahlungsverzug ist die Betreiberin berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 %-Punkten über dem Basiszinssatz der EZB gegenüber Unternehmen und gewerblich handelnden Personen gemäß § 288 (5) BGB sowie eine Verzugspauschale in Höhe von 40,- € zu berechnen. Gegenüber Privatpersonen ist die Betreiberin berechtigt, bei verspäteter Zahlung Verzugszinsen in Höhe von 5 %-Punkten über dem Basiszinssatz der EZB zu verlangen.

6.6 Zur Sicherung ihrer Ansprüche aus dem Vertragsverhältnis ist die Betreiberin berechtigt, vor der Veranstaltung angemessene Sicherheitsleistungen zu verlangen. 

7 Kartenvorverkauf, Besucherzahlen

7.1 Der Kartenvorverkauf und der Kartenverkauf bei öffentlichen Veranstaltungen obliegen grundsätzlich dem Veranstalter. Um einen Kartenvorverkauf über die Betreiberin sicherzustellen, muss der Veranstalter den elektronischen Kartenvorverkauf über das von der Betreiberin genutzte Haussystem, „Reservix“ einrichten und die Betreiberin zum Verkauf freischalten. Der Veranstalter legt somit ein Mindestkartenkontingent von 30 % in ReserviX an und verpflichtet sich zur Freischaltung der Onlineverkaufskanäle. Kann vom Veranstalter kein elektronischer Kartenvorverkauf eingerichtet werden, so muss der Veranstalter ein Mindestkartenkontingent von 30 % der Betreiberin zur Einpflege und zum Verkauf überlassen. Sollte der Veranstalter keinen elektronischen Kartenvorverkauf einrichten, beauftragt er die Betreiberin zur kompletten Einrichtung und Abwicklung des elektronischen Kartenvorverkaufs. In diesem Falle wird eine separate Servicevereinbarung geschlossen.

7.2 Die Einhaltung der für die Veranstaltung festgelegten genehmigungspflichtigen Aufplanung (Bestuhlungspläne) sowie die maximal zulässigen Besucherzahlen sind wesentliche Vertragspflichten des Veranstalters. Der Veranstalter ist verpflichtet, bei öffentlichen Veranstaltungen mit Kartenvorverkauf vor Beginn des Kartenvorverkaufs den Bestuhlungsplan mit der Betreiberin abzustimmen. Die Karten müssen entsprechend der freigegebenen Kapazitäten im jeweiligen Kartenvertriebssystem getrennt angelegt werden. Entsprechend ist beim Vertrieb von Hardtickets zu verfahren. Der Veranstalter ist vor Abstimmung dieser Punkte mit der Betreiberin nicht berechtigt, mit dem Kartenvorverkauf für seine Veranstaltung zu beginnen. Werden keine Eintrittskarten verkauft, ist der Veranstalter aus Sicherheitsgründen auf Anforderung der Betreiberin verpflichtet, anderweitige Vorkehrungen zur Kapazitäts- und Zugangskontrolle zu treffen. 

7.3 Der Betreiberin steht das Recht zu, für jede Veranstaltung bis zu 20 Dienstplätze, insbesondere für Sanitäts-, Sicherheits- und Ordnungsdienstkräfte zu reservieren und diese den externen Diensten unentgeltlich zur Verfügung zu stellen.

8 Vermarktung und Werbung, Sponsoren

8.1 Die Werbung für die Veranstaltung liegt in der Verantwortung des Veranstalters. Werbemaßnahmen auf dem Gelände, am Gebäude oder an Wänden, Fenstern, Säulen etc. bedürfen der vorherigen schriftlichen Einwilligung durch die Betreiberin. Dies gilt auch für Werbung des Veranstalters für Dritte oder Drittveranstaltungen innerhalb der Versammlungsstätte.

8.2 Der Veranstalter hat keinen Anspruch darauf, dass bestehende Eigen- und Fremdwerbung der Betreiberin abgehängt, verändert oder während der Veranstaltung eingeschränkt wird. 

8.3 Auf allen Drucksachen, Plakaten, Eintrittskarten und Einladungen ist der Veranstalter namentlich zu benennen, um kenntlich zu machen, dass ein Rechtsverhältnis nur zwischen Veranstalter und Besucher zu Stande kommt und nicht etwa zwischen dem Besucher und der Betreiberin.

8.4 Der Veranstalter ist bei der Bewerbung der Veranstaltung und bei Gestaltung der vorgesehenen Werbematerialien verpflichtet, die Corporate Identity der Betreiberin (z.B. Logo) konsistent einzuhalten, soweit diese verwendet wird. Die Betreiberin ist berechtigt, vom Veranstalter bei der Gestaltung der Eintrittskarten zu verlangen, dass das Logo der Betreiberin, unter Berücksichtigung der Maßgaben von Ziffer 8.3., auf der Vorderseite der Eintrittskarten platziert wird. Die entsprechenden Vorlagen zum Corporate Design und Logo der Betreiberin werden ausschließlich zu diesem Zweck durch die Betreiberin bereitgestellt. 

8.5 Die Errichtung und Anbringung von Werbetafeln oder Plakaten durch den Veranstalter ist nur aufgrund gesonderter Vereinbarung mit der Betreiberin zulässig (vgl. Ziffer 8.1). Der Veranstalter trägt im Hinblick auf alle von ihm angebrachten Werbemaßnahmen in der Versammlungsstätte die Verkehrssicherungspflicht. Hierzu zählt auch die besondere Sicherungspflicht bei sturmartigen Windverhältnissen. 

8.6 Der Veranstalter hält die Betreiberin unwiderruflich von allen Ansprüchen frei, die dadurch entstehen, dass die Veranstaltung oder die Werbung für die Veranstaltung gegen Rechte Dritter (insbesondere Urheberrechte, Bild- und Namensrechte, Markenrechte, Wettbewerbsrechte, Persönlichkeitsrechte) oder sonstige gesetzliche Vorschriften verstößt. Die Freistellungsverpflichtung erstreckt sich auch auf alle etwaig anfallenden Abmahn-, Gerichts- und Rechtsverfolgungskosten.

8.7 Aufnahmen der Versammlungsstätte und ihren Einrichtungen zur gewerblichen Verwendung sowie deren Logos und Namen dürfen nur mit ausdrücklicher, vorheriger, schriftlicher Zustimmung durch die Betreiberin gemacht bzw. verwendet werden. 

8.8 Bild- und Tonaufnahmen für Zwecke der Übertragung, Weiterverbreitung oder Aufzeichnung für alle Medien und Datenträger wie z. B. Hörfunk, Fernsehen, Internet, virtuelle und physische Speichermedien sind unabhängig davon, ob sie entgeltlich oder unentgeltlich erfolgen, zuvor durch die Betreiberin schriftlich genehmigen zu lassen. 

8.9 Die Betreiberin ist berechtigt, in ihrem Veranstaltungsprogramm, auf allen analogen und digitalen Werbeträgern auf die Veranstaltung hinzuweisen, soweit der Veranstalter nicht schriftlich widerspricht. 

8.10 Die Betreiberin ist berechtigt, kostenlos zum Zweck der Vermarktung der Versammlungsstätte, Bild- und Tonaufnahmen von der Veranstaltung anzufertigen und diese zu verbreiten, sofern der Veranstalter nicht schriftlich widerspricht. Es erfolgt eine vorherige Abstimmung mit dem Veranstalter.

9 Bewirtschaftung, Merchandising, Garderobe

9.1 Das Recht zur gastronomischen Bewirtschaftung der Versammlungsstätte bei öffentlichen Veranstaltungen steht allein der Betreiberin und den mit der Betreiberin vertraglich verbundenen Gastronomieunternehmen zu. Dem Veranstalter ist es mit Ausnahme der Verpflegung für Künstler nicht gestattet, selber oder über einen Dritten (Caterer) Speisen und Getränke in die Versammlungsstätte einzubringen, sofern die Betreiberin hierzu nicht ausdrücklich die Genehmigung erteilt. Die Erteilung der Genehmigung kann von der Zahlung eines angemessenen Entgelts (Catering-Ablöse) und dem Nachweis des Vorliegens der gaststättenrechtlichen Bewilligung abhängig gemacht werden. 

9.2 Der Veranstalter ist während seiner Veranstaltung lediglich berechtigt, sogenannte veranstaltungsbezogene Produkte wie Programmhefte und Merchandisingartikel zu vertreiben. Für die Nutzung bzw. Errichtung von Verkaufsständen, ausschließlich an von der Betreiberin festgelegten Standorten bzw. für den Verkauf außerhalb der Verkaufsstände, hat er die vorherige schriftliche Zustimmung der Betreiberin einzuholen, die diese gegen Zahlung einer Vergütung erteilt. 

9.3 Die Bewirtschaftung der Besuchergarderoben erfolgt bei öffentlichen Veranstaltungen durch die Betreiberin. Die Betreiberin trifft die Entscheidung, ob oder in welchem Umfang die Garderobe für die jeweilige Veranstaltung zur Verfügung gestellt wird. Erfolgt die Bewirtschaftung der Garderobe, sind die Besucher durch den Veranstalter zur Abgabe der Garderobe anzuhalten. Die ortsübliche Garderobengebühr ist nach Maßgabe des ausgehängten Tarifs von den Besuchern zu entrichten. Einnahmen aus Garderobenentgelten werden zur Deckung der Bewirtschaftungskosten herangezogen. Die Einnahmen aus der Garderobenbewirtschaftung stehen ausschließlich der Betreiberin zu. Für Wertgegenstände, Geld oder Schlüssel in Taschen oder abgegebener Garderobe wird keine Haftung übernommen.

9.4 Der Veranstalter kann bei nichtöffentlichen Veranstaltungen gegen Übernahme der Bewirtschaftungskosten verlangen, dass die Besuchergarderobe mit Personal besetzt wird. Beauftragt der Veranstalter keine Bewirtschaftung der Garderoben, übernimmt die Betreiberin keine Obhuts- und Verwahrungspflichten für abgelegte Garderobe innerhalb der allgemein zugänglichen Garderobenbereiche. Der Veranstalter trägt in diesem Fall das alleinige Haftungsrisiko für abhanden gekommene Garderobe der Besucher seiner Veranstaltung. 

10 Behördliche Erlaubnisse, gesetzliche Meldepflichten, GEMA

10.1 Der Veranstalter hat für die Veranstaltung alle behördlich und gesetzlich vorgeschriebenen Melde-, Anzeige- und Genehmigungspflichten auf eigene Kosten zu erfüllen. 

10.2 Der Veranstalter hat die zum Zeitpunkt der Veranstaltung geltenden einschlägigen Vorschriften, insbesondere solche der Landesbauordnung, des Arbeitsschutzgesetzes, der Gewerbeordnung, des Jugendschutzgesetzes und der Unfallverhütungsvorschriften der Berufsgenossenschaften sowie die Vorschriften der H-VStättR, einzuhalten.

10.3 Für Veranstaltungen, die an Sonn- und Feiertagen stattfinden sollen, obliegt die Beantragung von Befreiungen, insbesondere nach dem Hessischen Feiertagsgesetzes (HFeiertagsG) und dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) dem Veranstalter und den von ihm beauftragten Dienstleistern in eigener Verantwortung. Die gewerberechtliche Festsetzung von Messen und Ausstellungen und die damit verbundenen Befreiungen nach HFeiertagsG liegt ebenfalls in der alleinigen Verantwortung des Veranstalters. Soweit der Veranstalter beabsichtigt, eine gesetzlich nicht privilegierte Veranstaltung an einem Sonn- oder Feiertag durchzuführen, wird ihm empfohlen vor Vertragsabschluss eine Voranfrage bei der zuständigen Behörde zu stellen. Das Genehmigungsrisiko verbleibt in jedem Fall beim Veranstalter. Dies gilt auch dann, wenn sich die Betreiberin bereit erklärt, die Antragstellung für den Veranstalter zu übernehmen oder Unterlagen an die zuständigen Behörden weiterzuleiten.

10.4 Der Veranstalter trägt die aus der Durchführung der Veranstaltung entstehenden Steuern. Für alle durch den Veranstalter beauftragten Künstler ist die Entrichtung anfallender Künstlersozialabgaben an die Künstlersozialkasse sowie die Entrichtung von Einkommens- und Umsatzsteuer für beschränkt steuerpflichtige (ausländische) Künstler ebenfalls alleinige Sache des Veranstalters.

10.5 Die rechtzeitige Anmeldung und Entrichtung der Gebühren für die Aufführung oder Wiedergabe leistungsschutzrechtlich geschützter Werke bei der GEMA (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte) – bzw. bei der GVL (Gesellschaft zur Verwertung von Leistungsschutzrechten mbH) sind alleinige Pflichten des Veranstalters. Die Betreiberin kann rechtzeitig vor der Veranstaltung den schriftlichen Nachweis der Anmeldung der Veranstaltung bei der GEMA bzw. GVL, den schriftlichen Nachweis der Rechnungsstellung durch die GEMA bzw. GVL oder den schriftlichen Nachweis der Entrichtung der Gebühren gegenüber der GEMA bzw. GVL vom Veranstalter verlangen.

10.6 Ist der Veranstalter zum Nachweis der Gebührenzahlung nicht bereit oder hierzu nicht in der Lage, kann die Betreiberin vom Veranstalter die Zahlung einer Sicherheitsleistung in Höhe der voraussichtlich anfallenden GEMA- bzw. GVL-Gebühren rechtzeitig bis spätestens 14 Tage vor der Veranstaltung verlangen.

11 Funknetze/W-LAN 

11.1 Der Veranstalter ist nicht berechtigt ohne Zustimmung der Betreiberin eigene Funknetzwerke oder W-LAN-Netze aufzubauen bzw. W-LAN-Access-Points in Betrieb zu nehmen. Sollten diese Netze ohne Genehmigung in Betrieb gehen, können sie ohne Vorankündigung außer Betrieb genommen werden. Die Geltendmachung von Schadenersatzforderungen auf Grund von Störungen bleibt vorbehalten.

11.2 Veranstalter, die den Internetanschluss (LAN oder W-LAN) der Versammlungsstätte nutzen oder ihren Besuchern/Gästen zur Verfügung stellen, sind dafür verantwortlich, dass keine missbräuchliche Nutzung erfolgt, insbesondere durch die Verletzung von Urheberrechten, das Verbreiten oder Herunterladen von geschützten oder verbotenen Inhalten oder durch das Besuchen von Webseiten mit strafrechtlich relevanten Inhalten. Wird die Betreiberin für Verstöße des Veranstalters, seiner Veranstaltungsbesucher, -gäste oder sonstiger „im Lager“ des Veranstalters stehender Nutzer in Anspruch genommen, ist die Betreiberin vom Veranstalter gegenüber allen finanziellen Forderungen, einschließlich etwaiger Rechtsverfolgungskosten, freizustellen. 

12 Haftung des Veranstalters, Versicherung

12.1 Der Veranstalter trägt die Verkehrssicherungspflicht in der Versammlungsstätte hinsichtlich aller von ihm eingebrachten Einrichtungen, Aufbauten, Abhängungen und Ausschmückungen sowie für den gefahrlosen Ablauf seiner Veranstaltung.

12.2 Der Veranstalter hat die Versammlungsstätte in dem Zustand an die Betreiberin zurückzugeben, indem er sie von der Betreiberin übernommen hat. Der Veranstalter haftet für alle Schäden, die durch ihn, seine Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen oder durch die Teilnehmer seiner Veranstaltung im Zusammenhang mit der Veranstaltung verursacht werden. Die Anwendung von § 831 Absatz 1 Satz 2 BGB ist ausgeschlossen.

12.3 Veranstaltungsbedingte Schäden liegen in der Risikosphäre des Veranstalters, soweit sie in der Art der Veranstaltung, ihrer Teilnehmer oder in den Inhalten oder Abläufen der Veranstaltung begründet sind. Der Veranstalter haftet insoweit auch für Schäden, die durch Ausschreitungen oder infolge von Demonstrationen gegen die Veranstaltung oder durch vergleichbare durch die Veranstaltung veranlasste Geschehnisse entstehen. 

12.4 Der Umfang der Haftung des Veranstalters umfasst neben Personenschäden und Schäden an der Versammlungsstätte und ihren Einrichtungen auch Schäden, die dadurch entstehen, dass Veranstaltungen Dritter nicht oder nicht wie geplant durchgeführt werden können.

12.5 Der Veranstalter stellt die Betreiberin von allen Ansprüchen Dritter frei, die im Zusammenhang mit der Veranstaltung entstehen, soweit diese vom Veranstalter, seinen Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen oder von Teilnehmern oder Besuchern zu vertreten sind. Ein etwaiges Mitverschulden der Betreiberin und ihrer Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen ist anteilig der Höhe nach zu berücksichtigen. Die Verantwortung der Betreiberin, für den sicheren Zustand und Unterhalt der Versammlungsstätte gemäß § 836 BGB zu sorgen, bleibt ebenfalls unberührt.

12.6 Der Veranstalter ist zum Abschluss einer deutschen Veranstalter-Haftpflichtversicherung für die Dauer der Veranstaltung einschließlich Auf- und Abbau der Veranstaltung verpflichtet. Die Veranstalter-Haftpflichtversicherung ist der Betreiberin spätestens 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn nachzuweisen. Die erforderlichen Mindestdeckungssummen betragen:

• für Personenschäden Euro 5.000.000,- (in Worten: fünf Millionen Euro)
• für Sachschäden einschließlich Mietsachschäden und Mietsachfolgeschäden Euro 1.000.000,- (in Worten: eine Million Euro).

Der Abschluss der Versicherung bewirkt keine Begrenzung der Haftung des Veranstalters im Verhältnis zu der Betreiberin oder gegenüber Dritten.

12.7 Wird der entsprechende Nachweis nicht bis 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn bzw. nicht mit den unter Ziffer 12.6. dieser AVB geforderten Deckungsinhalten erbracht, so ist die Betreiberin berechtigt, eine entsprechende Versicherung zu Lasten des Veranstalters abzuschließen oder vom Vertrag zurückzutreten.

13 Haftung der Betreiberin 

13.1 Die verschuldensunabhängige Haftung der Betreiberin auf Schadensersatz für verborgene Mängel (§ 536 a Absatz 1, 1. Alternative BGB) an der Versammlungsstätte und ihrer Einrichtungen bei Vertragsabschluss ist ausgeschlossen. Der Anspruch auf Minderung der Entgelte wegen Mängeln ist hiervon nicht betroffen, soweit der Betreiberin bei Erkennbarkeit und Behebbarkeit des Mangels dieser Mangel oder die Minderungsabsicht während der Dauer der Überlassung der Versammlungsstätte angezeigt wird. 

13.2 Die Betreiberin übernimmt keine Haftung bei Verlust oder Beschädigung der vom Veranstalter eingebrachten Gegenstände, Einrichtungen, Aufbauten oder sonstigen Wertgegenstände, soweit nicht eine entgeltliche oder besondere Verwahrungsvereinbarung getroffen wurde. Auf Anforderung des Veranstalters kann ein nach § 34a GewO zugelassenes Bewachungsunternehmen mit der Bewachung fremden Eigentums auf Kosten des Veranstalters beauftragt werden.

13.3 Die Betreiberin haftet auf Schadenersatz für Sach- und Vermögensschäden, die ein Veranstalter auf Grund einer grob fahrlässigen oder vorsätzlichen Pflichtverletzung der Betreiberin erleidet oder wenn die Betreiberin ausdrücklich eine Garantieerklärung für die zu erbringenden Leistungen übernommen hat. Eine weitergehende Haftung der Betreiberin auf Schadenersatz ist, mit Ausnahme der Haftung für Personenschäden sowie im Fall der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), ausgeschlossen. Unter Kardinalpflichten oder wesentlichen Vertragspflichten sind solche Verpflichtungen zu verstehen, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertraut und vertrauen darf, also die wesentlichen vertraglichen Hauptpflichten.

13.4 Sind Personenschäden oder die Verletzung von Kardinalpflichten durch die Betreiberin zu vertreten, haftet die Betreiberin abweichend von Ziffer 13.3 nach Maßgabe der gesetzlichen Regelungen auch bei einer Pflichtverletzung, die auf einfacher Fahrlässigkeit beruht. Bei Verletzung von Kardinalpflichten ist die Schadenersatzpflicht der Betreiberin für Fälle einfacher Fahrlässigkeit allerdings auf den, nach Art der vertraglichen Vereinbarung vorhersehbaren, vertragstypischen, unmittelbaren Durchschnittsschaden begrenzt. 

13.5 Die Haftungsbeschränkungen nach den vorstehenden Ziffern 13.3 und 13.4 gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter und der Erfüllungsgehilfen der Betreiberin.

14 Stornierung, Rücktritt, außerordentliche Kündigung

14.1 Führt der Veranstalter aus einem von der Betreiberin nicht zu vertretenden Grund die Veranstaltung zum vereinbarten Zeitpunkt nicht durch, so ist er verpflichtet, eine Ausfallentschädigung bezogen auf das vereinbarte Nutzungsentgelt zu leisten. Gleiches gilt, wenn der Veranstalter vom Vertrag zurücktritt oder ihn außerordentlich kündigt, ohne dass ihm hierzu ein individuell vereinbartes oder zwingendes gesetzliches Kündigungs- oder Rücktrittsrecht zusteht. Die Ausfallentschädigung beträgt in diesen Fällen der Höhe nach:

• bis zu 6 Monate vor Veranstaltungsbeginn 25% 
• bis zu 3 Monate vor Veranstaltungsbeginn 50% 
• bis zu 1 Monat vor Veranstaltungsbeginn 75% 
• danach 90%
   

der vereinbarten Nutzungsentgelte. Die Ausfallentschädigung fällt auch bei räumlicher Verkleinerung oder Teilabsagen anteilsmäßig an. Die Stornierung, Kündigung oder der Rücktritt bedürfen der Textform und müssen innerhalb der genannten Fristen bei der Betreiberin eingegangen sein. Ist der Betreiberin ein höherer Schaden entstanden, so ist sie berechtigt, statt der pauschalierten Ausfallentschädigung den Schaden in entsprechender Höhe darzulegen und vom Veranstalter ersetzt zu verlangen. Dem Veranstalter bleibt es unbenommen, nachzuweisen, dass kein oder ein wesentlich niedrigerer Schaden entstanden ist oder der Aufwand niedriger ist als die geforderte Ausfallentschädigung.

14.2 Infolge der Veranstaltungsabsage entstandene Kosten für bereits beauftragte Leistungen Dritter (Ordnungsdienst, Sanitätsdienst, Feuerwehr, Garderobenpersonal, Technik etc.) sind vom Veranstalter auf Nachweis im Einzelfall zu erstatten, sofern sie nicht in den Nutzungsentgelten gemäß Ziffer 14.1 enthalten und darin aufgeführt sind. 

14.3 Gelingt es der Betreiberin, die Versammlungsstätte zu einem stornierten Termin anderweitig einem Dritten entgeltlich zu überlassen, bleibt der Schadenersatz gemäß Ziffer 14.1 und 14.2 bestehen, soweit die Überlassung an den Dritten auch zu einem anderen Veranstaltungstermin möglich war und/oder nicht den gleichen Deckungsbeitrag erbringt.

14.4 Die Betreiberin ist berechtigt, bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, den Vertrag außerordentlich zu kündigen oder vom Vertrag zurückzutreten, insbesondere wenn:

a. die vom Veranstalter zu erbringenden Zahlungen (Nutzungsentgelte, Vorauszahlungen, Sicherheitsleistungen etc.) nicht rechtzeitig entrichtet worden sind,

b. der Nachweis des Abschlusses und Bestehens der vereinbarten Veranstalterhaftpflichtversicherung nicht erfolgt,

c. die für die Veranstaltung erforderlichen behördlichen Genehmigungen oder Erlaubnisse nicht vorliegen,

d. der im Vertrag bezeichnete Nutzungszweck ohne die Zustimmung der Betreiberin wesentlich geändert wird,

e. der Veranstalter bei Vertragsschluss die Betreiberin nicht ausdrücklich darauf hingewiesen hat, dass bei der Veranstaltung mit stark polarisierenden politischen, radikalen oder antisemitischen Inhalten, Künstlern oder Rednern zu rechnen ist, welche die Erstellung und Abstimmung eines veranstaltungsspezifischen Sicherheitskonzeptes nach § 43 Abs. 1 H-VStättR erforderlich machen,

f. gegen gesetzliche Vorschriften oder gegen Sicherheits- und Brandschutzbestimmungen durch den Veranstalter verstoßen wird,

g. der Veranstalter seinen gesetzlichen und behördlichen – nur soweit diese in Verbindung mit der Veranstaltung stehen – oder vertraglich übernommenen Mitteilungs-, Anzeige- und Zahlungspflichten gegenüber der Betreiberin oder gegenüber Behörden oder der GEMA/GVL nicht nachkommt,

h. das Insolvenzverfahren über das Vermögen des Veranstalters eröffnet oder die Eröffnung des Insolvenzverfahrens mangels Masse abgelehnt wurde und der Veranstalter oder an seiner statt der Insolvenzverwalter seinen Verpflichtungen aus dem Vertrag nicht oder nicht fristgerecht nachkommt.

14.5 Macht die Betreiberin von ihrem Rücktrittsrecht aus einem der in Ziffer 14.4 genannten Gründe Gebrauch, bleibt der Anspruch auf Zahlung der vereinbarten Entgelte bestehen, die Betreiberin muss sich jedoch ersparte Aufwendungen anrechnen lassen. 

14.6 Die Betreiberin ist vor der Erklärung des Rücktritts oder einer außerordentlichen Kündigung zu einer Fristsetzung mit Ablehnungsandrohung gegenüber dem Veranstalter verpflichtet, soweit der Veranstalter unter Berücksichtigung der Gesamtumstände in der Lage ist, den zum Rücktritt bzw. zur außerordentlichen Kündigung berechtigenden Grund unverzüglich zu beseitigen.

14.7 Ist der Veranstalter eine Agentur, so steht der Betreiberin und der Agentur ein Sonderkündigungsrecht für den Fall zu, dass der Auftraggeber der Agentur den Auftrag entzieht oder kündigt. Dieses Sonderkündigungsrecht kann nur ausgeübt werden, wenn der Auftraggeber von der Agentur sämtliche Rechte und Pflichten aus dem bestehenden Vertrag mit der Betreiberin vollständig übernimmt und auf Verlangen der Betreiberin angemessene Sicherheit leistet. 

15 Höhere Gewalt, Einschränkung der Energieversorgung

15.1 Höhere Gewalt ist ein von außen auf das Vertragsverhältnis massiv einwirkendes Ereignis, das nach menschlicher Einsicht und Erfahrung unvorhersehbar ist, mit wirtschaftlich erträglichen Mitteln auch durch die äußerste, nach der Sachlage vernünftigerweise zu erwartender Sorgfalt, nicht verhütet oder unschädlich gemacht werden kann.

15.2 Kann eine Veranstaltung infolge von höherer Gewalt zum vereinbarten Termin nicht durchgeführt werden, sind beide Seiten berechtigt vom Vertrag zurückzutreten, soweit kein Einvernehmen über die Verlegung der Veranstaltung erzielt wird.

15.3 Im Fall des Rücktritts oder der Verlegung bleibt der Veranstalter zum Ausgleich bereits entstandener Aufwendungen auf Seiten der Betreiberin verpflichtet. Zu den Aufwendungen zählen die Kosten für bereits beauftragte externe Leistungen sowie die Kosten der Betreiberin für die Vorbereitung der Durchführung der Veranstaltung. Diese können unabhängig von ihrer tatsächlichen Höhe mit bis zu 25 % der vereinbarten Entgelte pauschal abgegolten werden, soweit der Veranstalter nicht widerspricht. Erfolgt deren Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand, besteht keine Begrenzung der Höhe nach. Im Übrigen werden beide Vertragsparteien von ihren Zahlungs- und Leistungsplichten frei.

15.4 Die Anzahl der anwesenden Besucher sowie der Ausfall von Referenten, Vortragenden, Künstlern und sonstiger Teilnehmer der Veranstaltung liegen in der Risikosphäre des Veranstalters. Letzteres gilt auch für von außen auf die Veranstaltung einwirkende Ereignisse wie Demonstrationen und Bedrohungslagen, die in der Regel durch die Art der Veranstaltung, deren Inhalte und die mediale Wahrnehmung der Veranstaltung beeinflusst werden. Dem Veranstalter wird der Abschluss einer Unterbrechungs- und Ausfallversicherung für seine Veranstaltung empfohlen, soweit er die damit verbundenen finanziellen Risiken entsprechend absichern möchte.

15.5 Einem Fall von höherer Gewalt gleichgestellt ist die Unterbrechung oder erhebliche Einschränkung der Energieversorgung für die Versammlungsstätte insbesondere durch Eingriffe in das Versorgungsnetz und durch hoheitliche Anordnungen, die außerhalb der Einflusssphäre der Betreiberin liegen. Die Geltendmachung von Schadensersatz und die Erstattung von Aufwendungen sind in einem solchen Fall für beide Vertragsparteien ausgeschlossen.

16 Aufrechnungs- und Zurückbehaltungsrechte

16.1 Aufrechnungsrechte stehen dem Veranstalter gegenüber der Betreiberin nur zu, wenn seine Gegenansprüche rechtskräftig festgestellt, unbestritten oder von der Betreiberin anerkannt sind.

16.2 Gleiches gilt für Zurückbehaltungsrechte, soweit es sich beim Veranstalter um einen Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts, oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen handelt. Soweit der Veranstalter diesem Personenkreis nicht angehört, ist er zur Ausübung eines Zurückbehaltungsrechts nur insoweit befugt, als sein Gegenanspruch auf dem gleichen Vertragsverhältnis beruht.

17 Datenverarbeitung, Datenschutz

17.1 Die Betreiberin überlässt dem Veranstalter das im Vertrag bezeichnete Objekt zur Durchführung von Veranstaltungen und erbringt veranstaltungsbegleitende Dienstleistungen durch eigene Mitarbeiter sowie durch beauftragte Dienstleister. Zur Erfüllung der vertraglich vereinbarten Geschäftszwecke erfolgt auch die Verarbeitung der vom Veranstalter an die Betreiberin übermittelten personenbezogenen Daten, im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Der Veranstalter ist seinerseits verpflichtet, alle Betroffenen, deren Daten an die Betreiberin im Zuge der Planung und Durchführung der Veranstaltung übermittelt werden, über die in Ziffer 17.2 bis 17.5 bestimmten Zwecke zu informieren.

17.2 Dienstleister für veranstaltungsbegleitende Services erhalten von der Betreiberin, zur Erbringung ihrer Leistungen, personenbezogene Daten des Veranstalters und seiner entscheidungsbefugten Ansprechpartner übermittelt, soweit dies zur Vertragsdurchführung erforderlich ist oder den berechtigten Interessen des Veranstalters nach Art. 6 Abs. 1 (f) DSGVO entspricht. Zusätzlich nutzt die Betreiberin die Daten des Veranstalters zur gegenseitigen Information und Kommunikation vor, während und nach einer Veranstaltung sowie für eigene veranstaltungsbegleitende Angebote.

17.3 Personenbezogene Daten des Veranstalters, des Veranstaltungsleiters, seiner entscheidungsbefugten Ansprechpartner können auch zur Abstimmung des jeweiligen Sicherheitskonzepts für die Veranstaltung den zuständigen Stellen/Behörden, insbesondere der Polizei, der Feuerwehr, dem Ordnungsamt sowie dem Sanitäts-/ und Rettungsdienst übermittelt werden.

17.4 Die Betreiberin verarbeitet und speichert alle personenbezogenen Daten, die sie vom Veranstalter erhält, solange es für die Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Diese Daten werden unter Beachtung steuerlicher und handelsrechtlicher Vorschriften in der Regel nach 5 Jahren von der Betreiberin gelöscht, sofern die Geschäftsbeziehung nicht fortgesetzt wird.

17.5 Sollte ein Betroffener mit der Speicherung oder im Umgang mit seinen personenbezogenen Daten nicht einverstanden oder diese unrichtig geworden sein, wird die Betreiberin auf eine entsprechende Weisung hin die Löschung oder Sperrung der Daten veranlassen oder die notwendigen Korrekturen vornehmen. Zu diesem Zweck kann der Betroffene jederzeit eine E-Mail an datenschutz@hotel-esperanto.de senden. Auf Wunsch erhält der Betroffene unentgeltlich Auskunft über alle personenbezogenen Daten, die die Betreiberin über ihn gespeichert hat. 

18 Gerichtsstand, Salvatorische Klausel 

18.1 Erfüllungsort für alle Ansprüche aus dem Vertrag ist Fulda. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

18.2 Sofern der Veranstalter Unternehmer ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand in der Bundesrepublik Deutschland hat, wird für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag Fulda als Gerichtsstand vereinbart. 

18.3 Sollten einzelne Klauseln dieser AVB unwirksam sein oder werden, lässt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung findet die gesetzliche Regelung des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) Anwendung.

Stand: November 2023